Kuljetus Tallinnasta Riikaan on helpompi suunnitella, kun noutopaikka, määränpään osoite ja saapumisen jälkeiset suunnitelmat ovat selvillä. Hotellien välinen matka, lentoyhteys ja työvierailu voivat kulkea samaa reittiä, mutta vaativat erilaisen aikataulun. Tässä oppaassa kerrotaan, mitä kannattaa sopia ennen henkilöauton tai ryhmäajoneuvon tilaamista.
Suunnittele lähtö Riian tapaamisajan perusteella
Aloita kellonajasta, jolloin sinun pitää olla Riian osoitteessa. Kerro, onko hotelliin saapuminen joustava vai odottaako sinua tiettyyn aikaan alkava tapaaminen, lento tai muu lähtö. Ilmoita jatkoyhteyden todellinen lähtöpaikka ja tarvittava lähtöselvitys- tai tapaamisaika. Näin nouto voidaan suunnitella koko matkan eikä vain kahden keskustan välisen ajon perusteella.
Jos lähdet Tallinnasta lennon tai laivan saavuttua, lähetä saapumistiedot ennen noudon vahvistamista. Myös tapaamispaikalle siirtyminen ja laukkujen lastaaminen vievät aikaa. Pidä puhelin tavoitettavana ja sovi, miten ilmoitat viivästyksestä. Hotellien väliseen matkaan tarvitaan kummankin hotellin nimi ja täydellinen osoite.
Valitse ajoneuvo matkustajien ja tavaroiden mukaan
Istumapaikkojen määrä ja tavaratilan koko ovat eri asioita. Ilmoita kaikki matkustajat sekä suurten matkalaukkujen, käsimatkatavaroiden, lastenvaunujen tai urheiluvälineiden määrä. Riittävä istumapaikkamäärä ei yksin takaa, että suuret tavarat mahtuvat autoon. IMS Transfer tarjoaa henkilöautoja ja ryhmäkuljetuksia; sopiva ajoneuvoluokka ja saatavuus vahvistetaan kyseiselle matkalle.
Lasten kanssa matkustaessasi ilmoita heidän ikänsä ja pyydä tarvittavat turvaistuimet etukäteen. Jos joku tarvitsee apua autoon nousemisessa tai hänen on vaikea kävellä tapaamispaikasta autolle, kerro siitä tarjouspyynnössä. Erityisvarusteet ja toivotut ajoneuvon ominaisuudet kannattaa vahvistaa erikseen, sillä ne eivät ole automaattisesti samat jokaisessa autossa.
Hotelliin saapuminen, jatkoyhteys ja paluumatka
Riian hotelliin matkustaessasi lähetä koko osoite ja majoituspaikan ohjeet autolla saapumisesta sisäänkäynnille. Jos jatkat lennolla tai muulla yhteydellä, ilmoita siitä erikseen: kaupunkiin saapuminen ei vielä tarkoita saapumista oikeaan terminaaliin. Paluukuljetusta varten sovi uusi noutopaikka ja aika sen sijaan, että oletat menomatkan järjestelyjen koskevan myös paluuta.
Sovi pysähdykset ja aikavara
Päättäkää, haluaako ryhmä suoran matkan vai ruoka- tai lepotauon. Työmatkalla pitkä pysähdys voi pienentää tapaamista edeltävää aikavaraa. Lapsiperheelle tauon sopiminen etukäteen tekee ohjelmasta selkeämmän. Jos matkalta noudetaan lisää matkustajia, ilmoita erillinen osoite ja varmista, että myös heidän tavaransa mahtuvat valittuun autoon.
Vahvista hinta ja maksutapa
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi ajoneuvoluokka, lähtö- ja määränpään osoitteet, sovitut pysähdykset, odotus ja mahdollinen paluumatka. Kysy, mitä kokonaishinta sisältää. Verkkosivulla näkyvä reittihinta auttaa suunnittelussa, mutta oman ryhmäsi ja ohjelmasi lopullinen hinta vahvistetaan ennen varauksen hyväksymistä.
Ilmoita, tarvitsetko laskun vai haluatko maksaa kuljettajalle. Lasku, käteinen tai korttimaksu sovitaan vahvistetun varauksen ehdoissa; pyydä korttimaksumahdollisuutta etukäteen. Työmatkaa varten lähetä laskutukseen tarvittavat yritystiedot. Myös paluumatka ja myöhemmät muutokset on vahvistettava erikseen.
Tallinnan–Riian tarjouspyynnön tiedot
Ilmoita Tallinnan noutopaikka, Riian määränpää, päivämäärä, tarvittava saapumisaika, matkustajat ja laukut, turvaistuimet, pysähdykset ja maksutapa. Lisää jatkolennon tai muun yhteyden tiedot ja kuvaile paluumatka erikseen. Tarkista ennen tarjouksen hyväksymistä, että molempien maiden osoitteet ja sovitut palvelut löytyvät vahvistuksesta.