Konferenssin nimikortti mahtuu taskuun, mutta messuosaston materiaalit eivät välttämättä mahdu. Julisteputki, esittelylaukku ja esitepakkaukset tekevät tavallisesta työmatkakuljetuksesta matkan, johon tarvitaan myös luovutussuunnitelma. Päätä ennen auton varaamista Tallinnassa, mitkä tavarat kulkevat mukanasi, kuka ottaa ne tapahtumapaikalla vastaan ja milloin olet oikeasti valmis lähtemään tapahtuman jälkeen.
Ohje koskee matkustajia, joilla on mukana tapahtumamateriaaleja. Se ei kuvaa rahti-, varastointi- tai messuosaston rakennuspalvelua. Suuret lähetykset, ilman saattajaa toimitettavat tavarat ja erikoiskäsittely kannattaa sopia järjestäjän logistiikan kautta eikä olettaa niiden sisältyvän henkilökuljetukseen.
Tee lista, jonka toinenkin ymmärtää
Kuvaile pakatut tavarat pelkän sisällön sijaan. ”Esittelypaketti” voi tarkoittaa kannettavan tietokoneen laukkua tai useita kovia kuljetuslaukkuja. Ilmoita kappalemäärä, ulkomitat, likimääräinen paino sekä se, pitääkö jotain kuljettaa pystyssä tai saako sen päälle asettaa muita laukkuja. Lisää tavallinen matkatavara ja kaikki matkustajat.
Havainnollinen lista voisi olla kaksi osallistujaa, kaksi matkalaukkua, yksi kova esittelylaukku ja yksi julisteputki. Lisää poikkeavien esineiden mitat. Kuva auttaa muodon hahmottamisessa, mutta ei korvaa mittaamista. Pyydä kuljetusyritystä vahvistamaan auton sopivuus juuri listan perusteella: istumapaikkojen määrä tai autoluokan nimi ei vielä ole kuormaussuunnitelma.
Sovi luovutus ennen auton saapumista
Kysy järjestäjältä, kuka ottaa materiaalit vastaan, minkä sisäänkäynnin luona ja mihin aikaan. Vierailijoiden ovi ei automaattisesti ole hyväksytty purkupaikka. Lähetä sovitut ohjeet kuljetusyritykselle ja pidä vastaanottajan numero saatavilla. Jos pääyhteyshenkilö rakentaa osastoa sisällä, nimeä varahenkilö, joka voi tulla vastaan.
Selvitä epäselvät ohjeet tapahtumapaikan virallisista kanavista. Esimerkiksi Kultuurikatlan tapahtumaa varten virallisella yhteystietosivulla on tapahtumista ja tekniikasta vastaavia henkilöitä. Sivusto auttaa järjestelyjen selvittämisessä, mutta ei anna lupaa ajaa huoltoalueelle. Kerro kuljetusyritykselle järjestäjän vaatimasta kulkuluvasta tai määrätystä purkuajasta.
Aikatauluta valmistelujen, älä vain ohjelman mukaan
Jos ennen ensimmäistä esitystä pitää purkaa tavarat, ilmoittautua tai testata esitys, laske aikataulu tästä määräajasta taaksepäin. Huomioi ajomatka, purkaminen ja luovutus henkilökunnalle. Selvitä erikseen, kuka kantaa laukut sovitusta jättöpaikasta eteenpäin: henkilökuljetuksen ei tule huomaamatta muuttua toimitukseksi yläkerran osastolle.
Tarkista lentäessäsi oman lentoyhtiön säännöt ennen tavaroiden valintaa. Tallinnan lentoaseman matkatavaraohje kertoo määrien ja mittojen vaihtelevan lentoyhtiöittäin. Lennolle hyväksyminen ja autoon mahtuminen ovat eri tarkistuksia. Jos tavara ei saavu samalla lennolla, päivitä kuljetussuunnitelma sen sijaan, että auto odottaisi erillisen toimituksen järjestämistä.
Päätä, missä laukut ovat tapahtuman aikana
Sovi säilytyksestä tai tavaroiden luovuttamisesta vastuuhenkilölle hotellin, järjestäjän tai tapahtumapaikan kanssa. Älä oleta matkatavaroiden jäävän kuljetusautoon koko konferenssipäiväksi. Jos autoa tarvitaan käyttöön pidemmäksi aikaa, kuvaile tunnit ja reitti sekä pyydä erillinen vahvistettu järjestely.
Tarkista kappalemäärä jokaisessa luovutuksessa. Merkitse laukkuihin sopiva yhteystieto ja kerro vastaanottajalle, jos jokin pitää säilyttää pystyssä. Kysy arvokkaan tai herkän sisällön kohdalla, mitä apua todella tarjotaan, ja järjestä tarvittava erikoiskäsittely. Auton edustava ulkonäkö ei vahvista tavaroiden suojausta tai riskien kattamista.
Varaa paluu pakkaamisen valmistumisen mukaan
Viimeisen puheenvuoron päättyminen ei tarkoita, että osasto on pakattu. Aseta nouto aikaan, jolloin olet valmis laukkujen kanssa, huomioiden järjestäjän purkurajoitukset. Kerro, jos paluussa on enemmän tai vähemmän tavaraa tai jos hotellista pitää hakea henkilökohtaiset matkalaukut.
Lähetä yksi kokonainen pyyntö: päivä, tarvittaessa lento, matkustajat, pakattujen tavaroiden lista, nouto- ja tapahtumaosoite, vastaanottaja, valmistelujen määräaika, paluuvalmius ja hotellipysähdys. Pyydä selvennys autosta, sovitusta avusta, odottamisesta ja lisäpysähdyksistä. Aloita IMS Transferin tarjouspyyntösivulta: laskurin arvio ei yksin vahvista poikkeavia laitteita, säilytystä, käsittelyä tai tapahtumapäivän koko kuljetussuunnitelmaa.