Konverentsi nimesilt mahub taskusse, kuid messiboksi materjalid ei pruugi mahtuda. Plakatitoru, näidiskohver ja brošüürikastid muudavad tavalise ärisõidu teekonnaks, mille puhul tuleb läbi mõelda ka üleandmine. Enne Tallinnas auto tellimist otsustage, mis sõidab koos teiega, kes asjad ürituspaigas vastu võtab ning millal olete pärast üritust päriselt valmis lahkuma.
Juhend käsitleb reisijaid, kellel on kaasas ürituse materjalid. See ei kirjelda kaubavedu, hoiustamist ega messiboksi paigaldamist. Suured saadetised, saatjata kaubad ja erikäsitlus tuleks korraldada ürituse logistika kaudu, mitte eeldada nende kuulumist reisijate transfeeri.
Koostage teisele inimesele arusaadav nimekiri
Kirjeldage pakitud esemeid, mitte ainult sisu. „Esitluskomplekt” võib tähendada sülearvutikotti või mitut jäika kohvrit. Märkige esemete arv, välismõõdud, ligikaudne kaal ning see, kas midagi peab seisma püsti või ei tohi sellele teisi kotte peale panna. Lisage isiklik pagas ja kõik reisijad.
Näitlik nimekiri võiks olla kaks osalejat, kaks reisikohvrit, üks jäik näidiskohver ja üks plakatitoru. Ebatavaliste esemete juurde lisage mõõdud. Foto aitab kuju näidata, kuid ei asenda mõõtmist. Paluge vedajal auto sobivust kinnitada just selle nimekirja järgi: istekohtade arv või sõidukiklass pole veel paigutusplaan.
Leppige üleandmine kokku enne auto saabumist
Küsige korraldajalt, kes materjalid vastu võtab, millise sissepääsu juures ja mis ajavahemikus. Külastajate sissepääs ei ole automaatselt lubatud mahalaadimiskoht. Edastage kokkulepitud juhised vedajale ja hoidke vastuvõtja number käepärast. Kui põhikontakt valmistab sees boksi ette, määrake teine inimene, kes saab kohtuma tulla.
Ebaselgeid juhiseid täpsustage ürituspaiga ametlike kanalite kaudu. Näiteks Kultuurikatla ürituse puhul on ametlikul kontaktilehel ürituste ja tehniliste küsimustega tegelevad töötajad. See on koht kokkulepete täpsustamiseks, mitte luba teenindusalale sõita. Teatage vedajale korraldaja nõutavast pääsmest või määratud mahalaadimisajast.
Planeerige ettevalmistuse, mitte ainult programmi alguse järgi
Kui enne esimest ettekannet tuleb lahti pakkida, registreeruda või esitlust proovida, lähtuge selle tegevuse tähtajast. Arvestage sõidu, mahalaadimise ja personalile üleandmisega. Täpsustage eraldi, kes viib kohvrid kokkulepitud väljumiskohast edasi: reisijate transfeer ei tohiks märkamatult muutuda veoks teisel korrusel asuvasse boksi.
Lennates kontrollige enne materjalide valimist oma lennufirma reegleid. Tallinna lennujaama pagasijuhend märgib, et pagasi lubatud kogus ja mõõdud erinevad lennufirmati. Lennule lubamine ja autosse mahtumine on eraldi kontrollid. Kui ese teie lennuga ei saabu, uuendage sõiduplaani, mitte ärge hoidke autot eraldi kohaletoimetamise korraldamise ajal ootamas.
Otsustage, kus asjad ürituse ajal on
Leppige hoiustamine või vastutavale inimesele üleandmine kokku hotelli, korraldaja või ürituspaigaga. Ärge eeldage, et pagas jääb kogu konverentsipäevaks transfeeriautosse. Kui sõiduk peab olema teie käsutuses, kirjeldage tunde ja marsruuti ning küsige eraldi kinnitatud kokkulepet.
Kontrollige igal üleandmisel esemete arvu. Märgistage kohvrid sobiva kontaktiga ja öelge vastuvõtjale, kui mõni peab püsti seisma. Väärtusliku või hapra sisu korral küsige, millist abi tegelikult pakutakse, ning korraldage vajalik erikäsitlus. Auto esinduslik välimus ei kinnita esemete kaitset ega riskide katmise tingimusi.
Siduge tagasisõit pakkimise lõpetamisega
Viimase ettekande lõpp ei tähenda, et boks on juba kokku pakitud. Määrake pealevõtt ajaks, mil olete asjadega valmis, võttes arvesse korraldaja piiranguid demonteerimisele. Öelge vedajale, kui tagasisõidul on asju rohkem või vähem või kui hotellist tuleb isiklik pagas peale võtta.
Saatke üks terviklik päring: kuupäev, vajadusel lend, reisijad, pakitud esemete nimekiri, pealevõtu- ja ürituspaiga aadress, vastuvõtja kontakt, ettevalmistuse tähtaeg, tagasisõiduvalmidus ja hotellipeatus. Paluge selgitada autot, kokkulepitud abi, ootamist ja lisapeatusi. Alustage IMS Transferi päringulehelt: kalkulaatorihinnang üksi ei kinnita erimõõdulisi seadmeid, hoiustamist, käsitlust ega kogu ürituse sõiduplaani.