Asiakkaan tapaamista edeltävä noutamatta jäänyt kuljetus ei ole pieni vaiva. Se voi sekoittaa koko päivän, hukata henkilöstön aikaa ja aiheuttaa sellaista kitkaa, jota yritykset yrittävät välttää. Siksi yritysten kuljetusvarausten prosessi on tärkeämpi kuin aluksi näyttää. Kun se hoidetaan hyvin, työntekijät matkustavat ajallaan, taloushallinto saa oikeat asiakirjat ja matkakoordinaattorit käyttävät vähemmän aikaa vältettävien ongelmien korjaamiseen.
Monissa yrityksissä maaliikenne varataan yhä kiireisesti ja hajanaisesti. Yksi henkilö tilaa auton puhelimitse, toinen käyttää sovellusta ja joku muu toimittaa kuitit päiviä myöhemmin. Se voi toimia satunnaisessa matkustuksessa, mutta muuttuu nopeasti tehottomaksi, kun mukana ovat lentokenttänoudot, kaupunkien väliset matkat ja johdon aikataulut. Selkeä prosessi luo johdonmukaisuutta, ja juuri johdonmukaisuus pitää liikematkustamisen rauhallisena.
Mitä yritysten kuljetusvarausten prosessin tulisi oikeasti tehdä
Ytimeltään yritysten kuljetusvarausten prosessin tulisi tehdä matkustamisesta ennakoitavaa. Se tarkoittaa enemmän kuin ajoneuvon varaamista. Sen tulisi kerätä oikeat matkustajatiedot, vahvistaa aikataulu, sovittaa ajoneuvo matkaan ja tehdä maksamisesta suoraviivaista sekä matkustajalle että yritykselle.
Hyvä prosessi vähentää myös harmaita alueita. Kuka hyväksyi kyydin? Onko hinta vahvistettu etukäteen? Tietääkö kuljettaja lennon numeron? Tavataanko matkustaja terminaalin sisällä vai ulkopuolella? Nämä kysymykset kuulostavat yksinkertaisilta, mutta juuri niissä virheet usein syntyvät.
Yritysasiakkaille parhaat varausjärjestelmät eivät keskity vain nopeuteen. Ne keskittyvät tarkkuuteen. Varaus, jonka tekeminen vie minuutin pidempään mutta estää myöhästyneen noudon, on yleensä parempi lopputulos.
Yritysten kuljetusvarausten prosessin tärkeimmät vaiheet
Useimmat liikematkojen varaukset kulkevat saman peruspolun, vaikka yritykset hoitaisivat ne eri tavoin. Sujuvan kokemuksen ja stressaavan kokemuksen ero syntyy yleensä siitä, kuinka huolellisesti jokainen vaihe hoidetaan.
1. Matkan tiedot kerätään oikein
Varaus alkaa olennaisista tiedoista: nouto-osoite, määränpää, päivämäärä, kellonaika, matkustajan nimi ja yhteystiedot. Lentokenttäkuljetuksissa lennon numero on yhtä tärkeä kuin noutoaika, koska se auttaa palveluntarjoajaa seuraamaan saapumisia ja tekemään tarvittavia muutoksia.
Tämä on myös hetki huomata helposti unohtuvat yksityiskohdat. Kuinka paljon matkatavaroita on odotettavissa? Saapuuko matkustaja kollegoiden kanssa? Tarvitseeko joku lastenistuimen? Onko kohde hotelli, toimisto, satama vai yksityinen osoite? Pienet puutteet tässä vaiheessa aiheuttavat usein suurempia ongelmia myöhemmin.
2. Oikea ajoneuvo valitaan
Kaikki liikematkat eivät tarvitse samanlaista autoa. Yksittäinen lentokenttänouto voi vaatia vain tavallisen sedanin, kun taas tiimin kuljetus voi tarvita pakettiauton, jossa on tilaa sekä matkustajille että matkatavaroille. Johtotason matkustus voi vaatia korkeamman ajoneuvoluokan, erityisesti silloin kun mukana on asiakas tai yrityksen johto.
Tässä käytännöllinen harkinta on tärkeää. Liian pienen auton varaaminen aiheuttaa ilmeisiä ongelmia, mutta liian suuren varaaminen voi hiljaisesti nostaa kustannuksia ajan mittaan. Oikea valinta riippuu matkustajien määrästä, mukavuusodotuksista, matkatavaroiden määrästä ja matkan pituudesta.
3. Hinta ja maksuehdot vahvistetaan
Yritysten matkakoordinaattorit haluavat yleensä vähemmän yllätyksiä, eivät enemmän joustavuutta. Siksi läpinäkyvä hinnoittelu on tärkeää. Jos hinta tiedetään etukäteen, matkustaja tietää mitä odottaa ja yritys voi budjetoida tarkasti.
Myös maksujärjestelyt ovat tärkeitä. Osa yrityksistä suosii korttimaksua varauksen yhteydessä. Toiset tarvitsevat laskutukseen perustuvan mallin kirjanpitoa varten. Luotettavan palveluntarjoajan tulisi pystyä tukemaan yrityksen suosimaa tapaa tekemättä prosessista tarpeettoman vaikeaa.
4. Varausvahvistus lähetetään
Kun matka on varattu, vahvistuksen tulisi olla välitön ja selkeä. Matkustajan tai varaajan tulisi saada keskeiset tiedot kirjallisesti: päivämäärä, aika, reitti, ajoneuvoluokka, hinta tarvittaessa sekä mahdolliset erityishuomiot.
Tämä vaihe ei ole vain hallinnollinen. Se on turvatoimi. Jos osoite on väärä tai aikataulussa virhe, se on paljon helpompi korjata ennen kuin auto lähetetään.
5. Kyytiä seurataan ja toteutetaan
Viimeinen vaihe on toteutus, ja tässä palveluntarjoajat näyttävät, toimiiko prosessi oikeasti. Lentokenttänoudoissa lennonseuranta voi auttaa vähentämään ajoitusongelmia. Aikataulutetuissa liikematkoissa täsmällinen dispatch on tärkeämpää kuin mikään muu.
Ammattimaiset kuljettajat, siistit ajoneuvot ja selkeä viestintä ovat tässä tärkeitä. Samoin paikallistuntemus. Kuljettaja, joka tuntee reitin, liikennemallit ja noutologiistiikan, voi välttää viivästyksiä, joita yleinen sovelluspohjainen kyyti ei ehkä hoida hyvin.
Missä yritykset yleensä kohtaavat ongelmia
Yleisin ongelma on puutteelliset varaustiedot. Matkustaja saattaa sanoa: “Hae minut lentokentältä kuudelta”, antamatta lennon numeroa, terminaalia tai matkatavara-arviota. Se voi joskus toimia, mutta luo turhaa riskiä.
Toinen ongelma on viime hetken muutokset ilman selkeää viestintäkanavaa. Liikematkat muuttuvat usein, joten prosessin täytyy olla riittävän joustava käsittelemään muuttuneet saapumisajat, lisämatkustajat tai vaihtuneet määränpäät. Liian jäykkä järjestelmä voi olla yhtä turhauttava kuin sekava järjestelmä.
On myös laskutusongelma. Jos jokainen työntekijä varaa erikseen ja toimittaa kuitit myöhemmin, taloushallinto menettää näkyvyyden ja matkakulujen seuranta vaikeutuu. Keskitetty varaus tai sovitut maksuehdot voivat ratkaista tämän, mutta vain jos palveluntarjoaja tukee sitä.
Miten yritysten kuljetusvarausten prosessia voi helpottaa
Yksinkertaisin tapa parantaa tuloksia on standardoida jokaisessa varauksessa toimitettavat tiedot. Jos yrityksesi antaa aina täydelliset matkustajatiedot, reittitiedot, lentotiedot tarvittaessa ja laskutustoiveet etukäteen, virheet vähenevät nopeasti.
On myös hyvä päättää, kuka omistaa varausprosessin. Joissakin organisaatioissa se on toimistopäällikkö tai matkakoordinaattori. Toisissa työntekijät varaavat itse hyväksyttyjen ohjeiden puitteissa. Molemmat tavat voivat toimia. Se riippuu matkustusmäärästä ja siitä, kuinka paljon yritys haluaa hallita kustannuksia ja hyväksyntöjä.
Palveluntarjoajan valitseminen, joka tarjoaa ennakkovarattua palvelua pelkän on-demand-saatavuuden sijaan, tekee myös todellisen eron. Etukäteen järjestetty kuljetus sopii yleensä paremmin kiinteisiin aikatauluihin, lentokenttäkoordinointiin ja pidempiin alueellisiin reitteihin, joissa ajoitus on tärkeää. Esimerkiksi liikematkustaja matkalla Tallinnasta Tarttoon tai saapumassa myöhään lentokenttänoutoon hyötyy yleensä enemmän vahvistetusta varauksesta kuin saatavuuden arvaamisesta paikan päällä.
IMS TRANSFER sopii tähän malliin hyvin, koska se on rakennettu ennakkovarausten, selkeiden ajoneuvovaihtoehtojen ja yritysystävällisen maksujoustavuuden ympärille. Tämä on tärkeintä silloin, kun tavoitteena ei ole vain saada auto, vaan saada oikea auto oikeaan aikaan mahdollisimman vähillä lisäpuheluilla.
Mitä yritysasiakkaiden tulisi odottaa kuljetuspalveluntarjoajalta
Liikematkustajia palvelevan kuljetusyrityksen tulisi näyttää ammattimaisuus jo varausvaiheessa, ei vain ajon aikana. Se tarkoittaa selkeää viestintää, suoraviivaisia vahvistuksia, luotettavaa noutojen hoitamista ja palvelurakennetta, joka kunnioittaa aikakriittistä matkustamista.
Sen tulisi myös pystyä skaalautumaan ylös ja alas. Jotkut yritykset tarvitsevat vain satunnaisia lentokenttäkuljetuksia vierailevalle henkilöstölle. Toiset tarvitsevat toistuvia varauksia eri reiteillä ja matkustajaryhmille. Palveluntarjoajan tulisi kyetä molempiin muuttamatta rutiinimatkustamista joka kerta erillisprojektiksi.
Myös joustavuuden ja hallinnan välillä on tasapaino. Kyytisovellukset voivat olla käteviä spontaaniin paikalliseen liikkumiseen, mutta ne eivät välttämättä sovi yhtä hyvin johdon noutoihin, lentokentän meet-and-greet-palveluun tai ennakkoon järjestettyihin pitkän matkan kuljetuksiin. Yksityiset kuljetuspalvelut tarjoavat usein enemmän varmuutta, vaikka toimivat yleensä parhaiten ennakkoon varattuina. Oikea valinta riippuu matkasta.
Miksi tämä prosessi on tärkeämpi kuin miltä kuulostaa
Maaliikennettä pidetään usein pienenä matkustusyksityiskohtana, kunnes jokin menee pieleen. Silloin siitä tulee kiireellinen asia. Huono kuljetuskokemus voi vaikuttaa kokouksiin osallistumiseen, asiakasvaikutelmaan ja työntekijöiden stressiin tavalla, joka ylittää itse kyydin merkityksen.
Hyvin hoidettu yritysten kuljetusvarausten prosessi auttaa estämään tämän. Se antaa yrityksille toistettavan tavan hoitaa liikematkat vähemmällä arvailulla ja vähemmillä viime hetken korjauksilla. Se on hyvä matkustajille, hyvä koordinaattoreille ja hyvä niille, joiden vastuulla on pitää aikataulut kunnossa.
Jos yrityksesi liikematkat riippuvat yhä kiireisistä viesteistä, epäselvistä noutotiedoista ja jälkikäteen toimitetuista kuiteista, ongelma ei todennäköisesti ole kyyti. Se on prosessi sen takana. Prosessin tiukentaminen on yksi yksinkertaisimmista tavoista tehdä liikematkustamisesta hallitumpaa heti varaushetkestä alkaen.