Tallinnasta Haapsaluun tehtävä matka voi olla kuljetus hotelliin, perhevierailu tai erillinen päivä kävelyineen. Päätä ennen tilausta, tarvitsetko yhden suunnan kuljetuksen, paluumatkan vai ajoneuvon koko ohjelman ajaksi. Vaihtoehdot eroavat aikataulun ja odotuksen osalta, joten kuvaile toiveesi jo ensimmäisessä tarjouspyynnössä.
Valitse matkan muoto ennen auton tilaamista
Haapsalussa yöpyessäsi ilmoita hotelli ja saapumispäivä; kävelyitä sisältävälle päivälle kuvaile ohjelman alku ja toivottu päättymisaika. Jos saavut Tallinnaan lennolla tai laivalla, kerro lento tai terminaali ja saapumisaika. Täsmennä, haluatko jatkaa heti saavuttuasi vai käydä ensin Tallinnan hotellissa.
Kuvaile tarvitsemasi kuljetuksen laajuus: vain matka Haapsaluun, menokuljetus ja erillinen paluu vai auto sovituksi ajaksi. Viimeisessä vaihtoehdossa ilmoita tuntimäärä, pysähdykset ja arvioitu odotus. Suunnittele kävelyt koko ryhmän mahdollisuuksien mukaan, erityisesti lasten tai pitkään kävelemistä hankalana pitävän matkustajan kanssa.
Valitse ajoneuvo matkustajien ja tavaroiden mukaan
Istumapaikkojen määrä ja tavaratilan koko ovat eri asioita. Ilmoita kaikki matkustajat sekä suurten matkalaukkujen, käsimatkatavaroiden, lastenvaunujen tai urheiluvälineiden määrä. Riittävä istumapaikkamäärä ei yksin takaa, että suuret tavarat mahtuvat autoon. IMS Transfer tarjoaa henkilöautoja ja ryhmäkuljetuksia; sopiva ajoneuvoluokka ja saatavuus vahvistetaan kyseiselle matkalle.
Lasten kanssa matkustaessasi ilmoita heidän ikänsä ja pyydä tarvittavat turvaistuimet etukäteen. Jos joku tarvitsee apua autoon nousemisessa tai hänen on vaikea kävellä tapaamispaikasta autolle, kerro siitä tarjouspyynnössä. Erityisvarusteet ja toivotut ajoneuvon ominaisuudet kannattaa vahvistaa erikseen, sillä ne eivät ole automaattisesti samat jokaisessa autossa.
Kävelyt, odotus ja opaspalvelu
Haapsalun päivää varten luettele haluamasi käyntikohteet ja kävelyihin varattu aika. Kerro, pitääkö auton pysyä ryhmän mukana vai palata sovittuna ajankohtana. Jos tarvitset oppaan, pyydä häntä erikseen ja ilmoita kierroksen kieli: kuljetuspalvelu ei automaattisesti sisällä opasta. Liput, vierailuajat ja valittujen kohteiden saavutettavuus tarkistetaan ohjelmaa valmisteltaessa.
Erota kävelyt, kuljetus ja opastettu kierros
Älä sijoita käyntejä aivan peräkkäin: ryhmä tarvitsee aikaa autosta poistumiseen, kohteeseen kävelemiseen ja palaamiseen. Kerro lounas- tai matkatauon toiveesta. Opas, pääsyliput ja auton odotus sovitaan ohjelman erillisinä osina, jotta päivän lopullinen hinta ja kesto ovat selviä vahvistettaessa.
Vahvista hinta ja maksutapa
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi ajoneuvoluokka, lähtö- ja määränpään osoitteet, sovitut pysähdykset, odotus ja mahdollinen paluumatka. Kysy, mitä kokonaishinta sisältää. Verkkosivulla näkyvä reittihinta auttaa suunnittelussa, mutta oman ryhmäsi ja ohjelmasi lopullinen hinta vahvistetaan ennen varauksen hyväksymistä.
Ilmoita, tarvitsetko laskun vai haluatko maksaa kuljettajalle. Lasku, käteinen tai korttimaksu sovitaan vahvistetun varauksen ehdoissa; pyydä korttimaksumahdollisuutta etukäteen. Työmatkaa varten lähetä laskutukseen tarvittavat yritystiedot. Myös paluumatka ja myöhemmät muutokset on vahvistettava erikseen.
Haapsalun tarjouspyynnön tiedot
Ilmoita päivämäärä, noutopaikka, hotelli tai ensimmäinen Haapsalun osoite, ryhmä ja matkatavarat. Lisää päiväohjelmaan toivotut pysähdykset, kävelyihin varattu aika, opastarve ja kieli. Kerro paluun nouto tai tarvittava vuokra-aika. Tarkista ennen hyväksymistä, että kuljetus, odotus ja lisäpalvelut on otettu tarjouksessa erikseen huomioon.