Tallinnasta Tarttoon matkustaessasi aloita siitä, mitä sinun pitää tehdä perillä. Yliopistokäynti, perheen tapaaminen tai työtilaisuus voi tehdä määränpään osoitteesta ja saapumisajasta tärkeämpiä kuin pelkkä lähtöaika. Yksityiskuljetus yhdistää sovitun lähtöpaikan ja määränpään; ajoneuvo sekä aikataulu vahvistetaan etukäteen.
Sovita kuljetus Tarton päiväohjelmaan
Yliopisto-, toimisto- tai perhevierailua varten ilmoita juuri sen rakennuksen osoite, johon olet menossa, ja tarvittava saapumisaika. Keskustaan saapuminen ei välttämättä tarkoita tapaamispaikkaan pääsemistä. Tallinnan lentoasemalta tai laivaterminaalista lähdettäessä lisää saapumistiedot ja sovi kuljettajan tapaamispaikka. Vahvista mahdollinen lähtöaika ennen kuljetuksen yhdistämistä tärkeään tilaisuuteen.
Erota kuljetus yhteen osoitteeseen usean käynnin kuljetuspalvelusta. Jos käyt ensin hotellissa ja jatkat sitten ohjelmaa, nimeä molemmat osoitteet ja kerro, haluatko jättää tavarat hotelliin. Sovi varhaisen noudon sisäänkäynti ja yhteydenpito etukäteen, jotta matkustajan ja kuljettajan ei tarvitse etsiä toisiaan lähtöaamuna.
Valitse ajoneuvo matkustajien ja tavaroiden mukaan
Istumapaikkojen määrä ja tavaratilan koko ovat eri asioita. Ilmoita kaikki matkustajat sekä suurten matkalaukkujen, käsimatkatavaroiden, lastenvaunujen tai urheiluvälineiden määrä. Riittävä istumapaikkamäärä ei yksin takaa, että suuret tavarat mahtuvat autoon. IMS Transfer tarjoaa henkilöautoja ja ryhmäkuljetuksia; sopiva ajoneuvoluokka ja saatavuus vahvistetaan kyseiselle matkalle.
Lasten kanssa matkustaessasi ilmoita heidän ikänsä ja pyydä tarvittavat turvaistuimet etukäteen. Jos joku tarvitsee apua autoon nousemisessa tai hänen on vaikea kävellä tapaamispaikasta autolle, kerro siitä tarjouspyynnössä. Erityisvarusteet ja toivotut ajoneuvon ominaisuudet kannattaa vahvistaa erikseen, sillä ne eivät ole automaattisesti samat jokaisessa autossa.
Tapaamiset, useita osoitteita ja kotiinpaluu
Jos Tarton ohjelmaasi kuuluu useita osoitteita, luettele ne käyntijärjestyksessä. Erota tavallinen kuljetus määränpäähän tilauksesta, jossa auton pitää odottaa kokouksesi ajan. Sovi saman päivän paluumatkan noutopaikka ja menettely tapaamisen venyessä. Näin kuljettajan aikataulu ei riipu oletuksista.
Sovita tauko päivän tapaamisiin
Kerro, haluatko pitää matkalla tauon vai saapua suoraan ensimmäiseen tapaamiseen. Usean matkustajan varauksessa nimeä pääjärjestäjä ja mahdolliset erilliset noutopaikat. Jos tavarat jäävät vierailujen ajaksi autoon, sovi järjestelystä varausta tehdessäsi. Kuljetus Tarttoon ei itsessään tarkoita, että auto on käytössäsi koko päivän.
Vahvista hinta ja maksutapa
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi ajoneuvoluokka, lähtö- ja määränpään osoitteet, sovitut pysähdykset, odotus ja mahdollinen paluumatka. Kysy, mitä kokonaishinta sisältää. Verkkosivulla näkyvä reittihinta auttaa suunnittelussa, mutta oman ryhmäsi ja ohjelmasi lopullinen hinta vahvistetaan ennen varauksen hyväksymistä.
Ilmoita, tarvitsetko laskun vai haluatko maksaa kuljettajalle. Lasku, käteinen tai korttimaksu sovitaan vahvistetun varauksen ehdoissa; pyydä korttimaksumahdollisuutta etukäteen. Työmatkaa varten lähetä laskutukseen tarvittavat yritystiedot. Myös paluumatka ja myöhemmät muutokset on vahvistettava erikseen.
Tallinnan–Tarton tarjouspyynnön tiedot
Lähetä tarkka nouto-osoite ja Tarton rakennuksen osoite, päivä, tilaisuuden tai tarvittavan saapumisen aika, ryhmän koko, matkatavarat ja turvaistuintarpeet. Kerro, tarvitsetko vain kuljetuksen, useita osoitteita vai paluun samana päivänä. Lisää tavoitettava puhelinnumero sekä vahvista aikataulu ja maksutapa. Ilmoita tapaamisen tai paluun muutoksista heti niiden selvittyä.