Tallinnasta Valgaan matkustaessasi kannattaa aloittaa määränpään osoitteesta. Valga Virossa ja Valka Latvian puolella ovat eri nimisiä kohteita: kerro tarjouspyynnössä osoitteen lisäksi maa. Perhevierailu, työmatka ja päivän aikana useassa paikassa käyminen tarvitsevat erilaiset kuljetusjärjestelyt. Ajoneuvo ja aikataulu sovitaan oman ohjelmasi mukaan.
Kirjoita osoite ja maa selvästi
Valgaan suuntautuva varaus kannattaa tehdä täydellisellä osoitteella ja maan nimellä. Jos määränpää on Valka Latvian puolella, kirjoita Valka äläkä käytä Valgaa yleisnimityksenä molemmille kaupungeille. Ilmoita myös, menetkö hotellille, yksityisosoitteeseen vai tapaamiseen. Täsmällinen lähtö- ja määränpää vähentää epäselvyyksiä tarjouksessa ja noutojärjestelyissä.
Tallinnan lentoasemalta tai satamasta lähdettäessä lisää saapumistiedot ja sovi tapaamispaikka. Jos jatkat Tallinnassa hotellilta, kerro sisäänkäynti ja lähtöaika. Anna tavoiteltu saapumisaika, jos määränpäässä on tapaaminen. Kuljetuksen aikataulu on vahvistettava ennen kuin sovitat sen toiseen varaukseen tai lähtöön.
Valitse ajoneuvo matkustajien ja tavaroiden mukaan
Istumapaikkojen määrä ja tavaratilan koko ovat eri asioita. Ilmoita kaikki matkustajat sekä suurten matkalaukkujen, käsimatkatavaroiden, lastenvaunujen tai urheiluvälineiden määrä. Riittävä istumapaikkamäärä ei yksin takaa, että suuret tavarat mahtuvat autoon. IMS Transfer tarjoaa henkilöautoja ja ryhmäkuljetuksia; sopiva ajoneuvoluokka ja saatavuus vahvistetaan kyseiselle matkalle.
Lasten kanssa matkustaessasi ilmoita heidän ikänsä ja pyydä tarvittavat turvaistuimet etukäteen. Jos joku tarvitsee apua autoon nousemisessa tai hänen on vaikea kävellä tapaamispaikasta autolle, kerro siitä tarjouspyynnössä. Erityisvarusteet ja toivotut ajoneuvon ominaisuudet kannattaa vahvistaa erikseen, sillä ne eivät ole automaattisesti samat jokaisessa autossa.
Valga, Valka ja usean kohteen ohjelma
Jos ohjelmasi jatkuu Valkassa tai muualla Latviassa, ilmoita jatko-osuus jo alkuperäisessä pyynnössä. Merkitse jokainen osoite ja sen maa, suunnitellut käynnit sekä se, tarvitsetko autoa odottamaan vai vain kuljetuksen sovittuun paikkaan. Paluukuljetus Tallinnaan ei sisälly menomatkan tilaukseen automaattisesti: vahvista paluun lähtöpaikka, päivä ja aika erikseen.
Kerro jatko-osuuksista ja odotuksesta
Jos haluat käydä saman päivän aikana sekä Valgassa että Valkassa, luettele osoitteet käyntijärjestyksessä ja kerro jokaisen käynnin arvioitu kesto. Erota kuljetus viimeiseen osoitteeseen auton varaamisesta odottamaan koko ohjelman ajaksi. Sovi myös tauot matkalla ja mahdollinen tavaroiden mukana pitäminen, jotta odotus sekä lisäajo voidaan huomioida hinnassa.
Vahvista hinta ja maksutapa
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi ajoneuvoluokka, lähtö- ja määränpään osoitteet, sovitut pysähdykset, odotus ja mahdollinen paluumatka. Kysy, mitä kokonaishinta sisältää. Verkkosivulla näkyvä reittihinta auttaa suunnittelussa, mutta oman ryhmäsi ja ohjelmasi lopullinen hinta vahvistetaan ennen varauksen hyväksymistä.
Ilmoita, tarvitsetko laskun vai haluatko maksaa kuljettajalle. Lasku, käteinen tai korttimaksu sovitaan vahvistetun varauksen ehdoissa; pyydä korttimaksumahdollisuutta etukäteen. Työmatkaa varten lähetä laskutukseen tarvittavat yritystiedot. Myös paluumatka ja myöhemmät muutokset on vahvistettava erikseen.
Valgan matkan tarjouspyynnön tiedot
Lähetä matkapäivä, Tallinnan nouto-osoite, määränpään täydellinen osoite ja maa sekä haluttu saapumisaika. Ilmoita matkustajat, matkalaukut, lasten iät ja turvaistuintarpeet. Lisää kaikki jatko-osoitteet, odotustoive ja mahdollinen paluu Tallinnaan. Tarkista vahvistuksesta osoitteet, ajoneuvoluokka, aikataulu, sovitut lisäosuudet ja maksutapa.